To Do List Mastery : Kunci Keberhasilan Membangun Kebiasaan Baik

Di artikel sebelumnya, pernah dibahas soal kenapa seharusnya disiplin itu mudah. Kali ini kita akan membahas bagaimana 'to do list mastery' bisa membantu kita membangun kebiasaan baik harian dengan memahami cara kerja otak.

Sebelum membahas tentang bagaimana seharusnya kita membuat to do list yang dapat membantu kita lebih produktif, kita kenalan dulu dengan teori 'triune brain' dari Paul MacLean atau yang dikenal juga dengan teori otak tritunggal.

Menurutnya, otak manusia terdiri dari tiga bagian utama yang berevolusi secara bertahap: otak reptil (primal), otak mamalia awal (sistem limbik), dan otak mamalia baru (neokorteks).

Singkatnya, begini penjelasan tentang teori tersebut.

Ada tiga bagian otak : Pertama, otak reptil (primal) : merupakan struktur tertua yang bertanggung jawab atas perilaku instingtual seperti mempertahankan diri, agresi, dan perilaku teritorial.

Kedua, otak mamalia awal (sistem limbik) yang terlibat dalam emosi, motivasi, dan pembentukan memori.

Ketiga, otak mamalia baru (neokorteks) bagian otak yang paling baru berevolusi, bertanggung jawab untuk pemikiran abstrak, bahasa, dan penalaran.

Selanjutnya, kita perlu memahami cara kerja masing-masing bagian otak dan karakteristiknya.

Neo cortex, bagian ini hanya dimiliki oleh manusia. Simpanse juga memiliki neo cortex tapi bagiannya sangat tipis. Apa jadinya jika bagian ini tebal? Maka itulah yang terjadi dalam film Planet of The Apes.
Pre frontal cortex (otak limbik) sangat reponsif terhadap suara. Di Limbik itu ada amygdala, titik kecil yang bisa memerintahkan otak reptil (fungsinya untuk menangkap emosi). Limbik akan menangkap apakah kondisi emosi seseorang aman/tenang/tidak aman. Kalau emosinya aman, maka informasi atau perintah akan disalurkan ke otak bagian atas, kalau tidak aman di arahkan ke batang otak. Pre frontal cortex itu CEO-nya otak yang tugasnya berkreasi, membuat konsep, memikirkan strategi, berkaitan dengan semangat, motivasi. Pre frontal cortex butuh bahan bakar atau will power. Kalau baterainya penuh bisa menahan diri dari godaan. Sehingga kemampuan regulasi diri ada di pre frontal cortex.
Batang otak, bekerja diperintah oleh otak limbik.

Saat kita mempelajari sebuah pengetahuan, sebenarnya kita sedang belajar bahasa baru. Ilmu ditransfer dengan diciptakan istilah agar bisa ditransfer ke orang lain/ generasi setelahnya.

Karena amygdala juga berfungsi dalam prosses eksekusi suatu aktivitas maka seringkali tahap untuk menyelesaikan sesuatu adalah dengan ‘memaafkan diri sendiri’ atau berdamai dengan kondisi emosional lebuh dulu.

Misalnya, skripsi nggak selesai-selesai, kita nggak memaafkan diri sendiri dan semakin menyalahkan diri karena menunda, akhirnya yang dipilih justru perilaku "udah sekalian aja cari kesenangan lain untuk mengalihkan".

Amygdala itu bisa membajak neokorteks, disebutnya amygdala hijack. Kalau nemu sesuatu yang susah atau kompleks maka amygdala jadi aktif, kalau amygdala aktif, neokorteks jadi nggak aktif yang aktif jadinya adalah otak reptil--batang otak. Akhirnya apa? Akhirnya milih yang seneng-seneng aja misalnya scrolling.

Amygdala hijack istilah yang merujuk pada reaksi emosional yang kuat dan tiba-tiba, seringkali berlebihan, yang dipicu oleh stres atau ancaman yang dirasakan. Pada saat itu, amygdala, bagian otak yang bertanggung jawab atas emosi, mengambil alih kendali dari korteks prefrontal, bagian otak yang bertanggung jawab untuk berpikir rasional dan membuat keputusan.

Ketika seseorang mengalami stres atau merasa terancam, amigdala dapat merespons dengan cepat dan intens, memicu respons "lawan atau lari" (fight-or-flight). Pada saat yang sama, korteks prefrontal, yang bertanggung jawab atas pemikiran rasional dan pengendalian diri, mungkin tidak memiliki waktu untuk bereaksi atau merespons secara efektif.

Will power itu cepet banget habis baterainya. Terjadi kalau kita terlalu banyak mengambil keputusan makanya baterainya habis misalnya mau makan apa ya, pakai baju apa? Hal-hal itu bikin baterai will power cepet habis.

Hal-hal yang gampang itu nggak usah dibuat pusing, dan harus ambil keputusan dibuat jadwal aja, biar tidak terjadi decision fatique.

Will power akan kembali terisi dengan kita beristirahat, atau makan makanan manis. Prefrontal cortex yang nggak berfungsi, nggak bisa kreatif, dan nggak bisa ambil keputusan.

Dengan cara kerja otak seperti itu, maka kita membutuhkan yang namanya 'To Do List.'

Ini, empat langkah agar 'to do list efektif.'

Tangkap
Pilah
Pilih
Kerjakan

Tangkap atau capture. Di bagian ini yang kita lakukan adalah menangkap informasi apa pun yag datang ke kita (ide, informasi, janji temu, tugas, event, atau kerjaan) kalau tugasnya banyak disebut project karena butuh lebih dari 1 langkah.

Sering terjadi, kita susah membedakan mana tugas mana project.

Keinginan, harapan, juga masuk ke area ‘tangkap’. Hal-hal semacam itu perlu ditangkap, dan dikeluarkan dari kepala untuk kemudian diletakkan di ‘second brain.’ kita

Konsep ini juga dibahas oleh David Allen dalam bukunya Getting Things Done.

Metode GTD dari David Allen didasarkan pada gagasan untuk memindahkan semua hal yang menarik, informasi relevan, isu, tugas, dan proyek dari pikiran seseorang dengan mencatatnya secara eksternal, lalu memecahnya menjadi item pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti dengan batas waktu yang telah ditentukan.

Biasanya, kita menjalani metode alur kerja lima tahap untuk menangani pekerjaan kita.

Kita (1) menangkap hal-hal yang menarik perhatian kita, kita (2) mengklarifikasi maknanya, dan kita (3) mengorganisasikan hasilnya, yang kita (4) renungkan secara berkala untuk memilih hal mana yang (5) akan kita kerjakan selanjutnya.

Kenapa harus dicatat di luar kepala?

Perlu diingat, fungsi dari otak bukan untuk mengingat tapi untuk menghasilkan sesuatu. Kala otak dipenuhi dengan ingatan maka otak tidak bisa menciptakan sesuatu.

Jika tidak dikeluarkan, inilah yang disebut dengan overthinking.

Overthinking adalah bersatunya semua informasi, ide, janji temu, dan lain-lain. Untuk mengatasinya, keluarkan dari otak agar otak merasa aman.

Kalau kita berada dalam kondisi overwhelmed yang akan bekerja ada amygdala sehingga untuk hilangkan overthinking tadi kita memilih yang nyaman, scrolling contohnya.

Inilah perlunya ‘tangkap/capture/brain dumping, untuk keluarkan semua dari otak sehingga otak merasa aman dan tidak akan memberikan notifikasi lagi.

Otak yang terus-menerus mengirimkan notifikasi ini disebut Zeigarnik Effect. Contohnya sama kayak kita waktu kecil disuruh ortu beli sesuatu, akan muncul notifikasi terus. Tugas kalau belum tuntas akan menghantui terus. Sehingga solusinya : tangkap keluarkan dari otak dan simpan di satu tempat yang aman.

Keluarkan dari kepala sehinga kepala kosong dan bisa berkreasi karena amygdalanya sudah tenang.

Efek Zeigarnik adalah kecenderungan psikologis untuk lebih mengingat tugas yang belum selesai atau terhenti daripada tugas yang sudah selesai. Istilah ini dinamai dari Bluma Zeigarnik, psikolog Lituania-Soviet yang pertama kali mengamati efek ini pada pelayan yang lebih mudah mengingat pesanan yang belum disajikan daripada yang sudah disajikan.

Efek Zeigarnik juga dapat diaplikasikan dalam konteks lain, seperti dalam pekerjaan atau proyek yang sedang berjalan. Tugas yang belum selesai atau terhenti cenderung tetap berada dalam pikiran dan dapat mendorong seseorang untuk menyelesaikannya.

Selanjutnya, setelah tahap "Tangkap" kita masuk ke tahap "Pilah."

Lakukan proses "Pilah" ini sehari 1x atau dua hari sekali. Coba dibaca dulu, ini yang sudah ditulis di ‘TANGKAP’ ini actionable nggak?

Yang actionable adalah yang dimasukkan ke To Do List, sementara yang nggak actionable disimpan di ‘Personal Knowledge System’

Misal gini, di dalam INBOX ada tugas, apakah ini actionable? Jika iya, apakah bisa dilakukan sekarang atau segera? Dalam 2 menit apakah bisa langsung selesai? Jika ya, langsung kerjakan. Apabila dikerjakannya masih ‘nanti’ masukkan ke ‘wishlist’. Apabila dua menit nggak selesai, baru masukkan ke To Do List.

Kenapa, 2 menit? Intuisi atau pengambilan keputusan itu 2 menit waktunya.

Lalu yang tidak actionable bagaimana? Simpan di “Insight’, tempat informasi-informasi atau ideas atau simpan di knowledge management system kit, kemudian periksa apakah informasi itu kelak akan dikunjungi lagi di masa depan atau dibutuhkan lagi/ tidak. Kalau misalnya dibutuhkan, simpan di Resources/Reference.

Sistem penyimpanan informasi ini disebut PARA. Janji temu kalau sudah terjadwal masukkan ke Google Calendar, to do list sendiri bisa sinkron dengan Google calendar, atau dengan Google Task.

Tools-nya apa saja : Untuk mencatat semua inbox tadi bisa gunakan buku catatan, notes/note taking digital post-it juga penting. Aplikasi to do 1st kasih folder wishlist dan to do list.

Note taking kita masukkan ke dalam PARA (Project/area of responsibility atau reference atau archive). Dalam PARA ada project, yaitu sesuatu yang aktif kita kerjakan saat ini. Area of responsibility adalah segala komitmen yang butuh perhatian jangka panjang. Hal-hal yang perlu kita kunjungi terus-menerus sesuai peran kita, misalnya family. Hal-hal yang perlu kita perhatikan terus menerus misalnya tabungan/saham, laporan pajak. Sementara reference/archive : Yang sudah tidak dipakai lagi.

Tahap selanjutnya adalah "Pilih."

Kita perlu memilih 1-3 tugas terpenting yang akan dikerjakan besok. Lakukan pemilihan prioritas itu di malam hari. Pilih 3 tugas saja, lalu kerjakan. Jangan terdistraksi oleh hal-hal urgent, mendesak (di sisi waktu/ tekanan orang lain) yang belum tentu penting.

Hal-hal penting jarang datangnya dadakan. Hal-hal yang mendadak biasanya nggak penting.

Selanjutnya adalah tahap "Kerjakan." Kiat untuk tahap ini adalah, waktu 4-5 jam adalah waktu yang efektif untuk bekerja. Deep work maksimal 4-5 jam. Dari jam itu, coba dibagi 90 menit bekerja dan istirahat 15 menit, atau 45 menit kerja lanjut istirahat. Kita juga bisa mencoba pakai teknik pomodoro dengan mengunakan timer. Ambil strateginya sesuaikan dengan diri kita sendiri.

Nah, untuk mempermudah teman-teman, saya mencoba membuat format notes, yang bisa teman-teman unduh di sini. Notes ini model 'manual' yang bisa teman-teman selipkan dalam buku jurnal. Notes ini dibagi berdasarkan konsep tangkap. pilah, pilih, dan kerjakan. Untuk memperkaya dan mengadopsi model GTD, dimasukkan juga bagian khusus untuk teman-teman menulis jurnal yang fungsinya adalah semakin memperjelas tujuan dari apa yang sedang teman-teman kerjakan.